دروس في الأرشيف 3

الدرس الثالث: المعالجة العلمية للأرشيف
الجزء الأول: المعالجة العلمية للأرشيف

المعالجة العلمية للأرشيف

إن عملية معالجـة و تسيـر الأرشيف يجب أن توضع تحت دلالـة إحتـرام الرصيد . لأن إحتـرام الرصيد هو الوعـاء النظـري و التنظيم الأساسـي الذي يسيـر كل عمليـات الأرشفـة .

1- بمبدأ إحترام الرصيد

لمبدأ إحتـرام الرصيد تعريفـان الأول المبدأ الأساسي هو عدم خلط أرشيف من نفس المصـدر مع مصدر أخر ،كما يجب إحترام تنظيـم هذا الأرشيف حسب ما كان عليه إذا كان موجـودا . أما الثانـي مبدأ حسب كل وثيقـة حيث يجب وضعها في الرصيد الذي جاءت منه و إن أمكن في المكـان الأصلـي لها .

1-1 درجة إحترام الرصيد

يوجد مستويـات لمبدأ إحترام الرصيد الأول يتمثل في عـزل و حصر الجوهر الذي يشكل رصيد الأرشيف الذي يميـزه عن الأرصدة الأخرى ، أما الثاني فهو موجه إلى إعـادة إنشاء الترتيب الداخلـي للرصيد .

1-2 الدرجة الأولى لمبدأ احترام الرصيد
في هذا المستوى يجب أن نعتبـر فيه الرصيد كجوهر متميـز و على هذا الأساس يطبق المستوى الأول لمبدأ إحتـرام الرصيد عندما نتـرك الوثائـق مجمعةكما هي أو عندمـا نقـوم بعمليـة تجمعيها إذا كانت متفرقـة و التي نتجت أو صدرت لنفس الشخص أو المؤسسة في إطار نشاطاتهم اليوميـة ، و يجد المستوى الأول البعد الحقيقـي لتطبيقه أساسـا على مستوى القيمة الأولية لقيمة الأرشيف ( العمر الأول ) و دون إهمـال القيمة الثانويـة ( العمر الثاني ) . ) .

1-3 الدرجة الثانية لمبدأ احترام الرصيد

مبدأ إحتـرام وحدة الرصيد في هذه الدرجة يتطلب أن تكون كل وثائـق الرصيد الواحـد مجمعة في مكان معيـن و الذي يجب أن يحتـرم و يعاد تشكليه إذا كان الترتيب الأولـي أو الترتيب الأصلـي تم تغييـره لأسبـاب ما و على مستوى القيمة الأوليـة للوثائـق الجاريـة و النصف الجاريـة هذا الإقتـراح يكون ضروريـا على أن يكون للوثائـق ترتيبـا أوليـا واضحـا .

2- الدفع والتشخيص

2-1 الدفع: بعد تشكـل رصيـد أي مؤسسة من التجمـع الطبيعـي للوثائـق الناتجـة عن نشاطها و بتراكمها تقـوم المؤسسة بعمليـة الدفـع للوثائـق التي إنتهت فائدتها الإداريـة .

و الدفـع هو عملية تقنيـة إدارية يقصد بها كمية الوثائق و الأرصدة المحولة من المصلحة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف أي تحويل الوثائق من مكان ولادتها إلى مكان الهيئة المكلفة بالحفظ ،فعملية الدفع و تحويل الوثائق تتم بالنسبة لوثائق العمر الثاني و العمر الثالث و قد نصت على هذا المادة 08 من القانون رقم 88 . 09 على أنه تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ ، كما أضافت المادة 09 من نفس القانون إن أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة 3 من القانون يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية يتم دفع الأرشيف حسب الكيفيات التالية:

-وضع الوثائـق في علب أو رزم :

بعد حذف الإستمـارات الشاغـرة و النسخ تصنف الوثائـق حسب الملفـات المتعلقـة بنفس الموضوع و تجمع الوثائـق حسب المكاتـب أو المصالح مع مراعـاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التاليـة :

الطريقة الأبجديـة أو الزمنية أو العدديـة أو الألف عدديـة أو الجغرافيـة أو المنهحية . ثم توضع الوثائـق

 

في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفـات بورق الصـر ثم تحـزم كل رزمة على حـدى جيدا ،

و تبلـغ متوسط سعة الرزمة 10 إلى 15 سم و يستحسن إستعمال العلب ذات سعة 10 سم .

-ترقيم العلب أو الرزم :
ترقم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من الرقم 1 إلى س و يجب الإعتناء بإظهار الرقم بوضـوح في أعلى حافـة العلبة ، و يستأنف الترقيـم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س و حتى يتسنى التميز بين مختلف الدفعـات ، سوف توافـي مصلحة الأرشيف الهيئـات الدافعـة بالرقم الخاص بكل دفعـة .

.

-إعداد جدول الدفـع :

ينسخ جدول الدفـع إلى ثـلاث نسخ ، في إستمـارات خاصة توفـرها مصلحة الأرشيف و ترجـع أحد النسخ بعد مراجعتها و التوقيـع عليها إلى المصلحة الدافعـة لاحقا ، كما ينبغـي إرسـال جدول الدفـع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجـراء عمليـة الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد إتخـاذ تدابيره ، تاريخ الدفع و الكيفيـات التطبيقية المرتبطة بذلك .

- يحرر الجدول تحريـرا جيدا و يذكر في الصفحة الأولى إسـم الوزارة الوصـية و المديـرية أو المصلحة أو الهيئـة الدافعـة مع الإشـارة إلى عدد العلب أو الرزم و تاريـخ الدفـع . و إسم الهيئـة المستقبـلة أما الصفحة الثانيـة فتحتـوي على المعلومـات الدقيقة التاليـة :

أ _ الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع إستعمـال أوراق مدرجـة بالنسبة للتي يتعـدى عددهـا 25 وحدة .

ب _ إختصار محتـوى و طبيعـة كل رزمة في جملة أو جملتيـن .

ج _ ذكـر تاريـخ الوثائـق الموجودة في الرزم مثلا : 1964 – 1966 حيث تشيـر سنة 1964 إلى تاريـخ أوّل وثيقة ، أما سنة 1966 فهي تاريـخ أخر وثيقـة . ( 1 )

د _ الإشـارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقـة لا تكتسي أية أهميـة بالنسبة للمصلـحة الدافعـة و يمكن بذلك أن يحتمل حذفها أي إقصاءها بما أنها عديمة القيمة التاريخية

 

مثلا :إذا كانت الوثيقة مؤرخة في سنة 1977 و تستلزم حفظها لمدة 20 سنة فيصبح آخر أجل لحفظها سنة1997 . وهناك إجـراءات إستثنائية خصصت لبعض أصناف الأرشيف مثل السجلات و البطاقـات و المخطـطات و الأشرطة المغناطسية و الأسطوانات …. إلخ و على مصلحة الأرشيف النظـر في كل حالة تعرض عليها و تبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح و المساعدات لاسيما خلال الدفعات الأولى .

كما تم إقتراح عدد من الإجراءات المستعجلة تخص الأرشيف العائـد إلى الفتـرة الإستعمارية في المنشـور رقم 94 – 7 المؤرخ في 02 أكتوبر 1994 و تتمثل هذه الإجـراءات فـي :

الإجراءات الملحة على المستوى المركزي :

إن الوزارات و المؤسسـات و الهيئـات الوطنية و المركزية ملزمـة بدفـع الأرشيف المنتج ما قبل 1962 إلى مركز الأرشيف الوطنـي . ( 1 )

و قبل كل شيئ يهيـئ الأرشيف و يضم بإحكام في رزم تبلغ سعتها حوالي 15 سنتميتر أو يستحسن وضعها في علب أرشيف تحمل كل منها معلومات عن الهيئة الدافعة و الرقم التسلسلي مع تفادي أية إشـارة أخرى .

الإجراءات الملحة على مستوى الولايـات :

حسبما ينص القانـون ، لا يخضع الأرشيف الصـادر قبل 1962 و الموجـود على المستـوى الولايـات إلى التقسيم الولائـي الحالـي ذلك لأنه يعد مصدرا تاريخيـا مشتركـا لمناطـق مختلفة تشمـل عـدة ولايـات ، و علما بأن هذا الأرشيف أو بالأحرى ما تبقى من الوثائـق التي نجت من الترحـال إلى فرنسـا أو من الإتـلاف بعد 1962 ، صدر عن الهياكـل الإستعمارية المنعدمة حاليا و نذكر منها : العمـالات و بناية العمالات و الدوائر و البلديات المختلطة و مكاتب الشؤون الأهلية و الشركات التجارية و الصناعية و المنجمية و البنوك و

 

الممتلكات الإستعمارية ، و قد تم جمع بعض هذا الأرشيف في المستودعات الولائية غير أن هناك مصادر أخرى مبعثرة هنا و هناك و قد تكون عرضة لأخطار شتى و عليه تكون الولايات ملزمة بإجراء تمشيط بمعنى الكلمة لجمع كل الأرصدة المذكورة ، و لا يتسنى ذلك إلى بعد معاينة المحلات التي كانت فيما سبق تأوي الهياكل أو البنايات الإستعمارية و كإجراء تقني يتم التعرف على الأرصدة و تهيئتها في نفس

 

الظروف المقترحة أعـلاه على الإدارة المركزية أما نص الوحدات التصنيفية فيذكر رمـز الولاية متبوعـا بعنوانها مثلا : ( 01 – أدرار ) و لما كانت الولايـات تفتقـر إلى الوسائـل الضرورية لتسيـر أرشيفها تسيـر محكما ، وجب عليها المباشـرة في دفع الأرصدة الخاصة بالفـترة الإستعمارية و مراعـاة الشروط السابقـة الذكر ، و عند الحاجة سينظم مركز الأرشيف الوطني التصويـر المصغر لهذا الأرشيف مما سيـزود الولايـة بمصـادر تاريخيـة و محليـة في عيـن المكان .

الإجراءات الملحة على المستوى البلدي :

لقد ورثت البلديـات عن الدوائـر الإستعمارية الأرشيف لاسيما الأرصدة الناتجة عن البلديـات المختلطة و بلديـات السلطة المطلقـة و النقابـات البلدية و مصلحة الشـؤون الأهليـة و على جميـع الولايـات مباشرة جمـع الأرشيف على مستوى البلديـات علما بأن هذه الأخـيرة تمثل مـأوى لجميع الأخطار ، فقد تفشت في محلاتهـا ظاهرة الإتـلاف الهمجـي للوثائـق منذ 1962 ، ثم يضم الأرشيف في رزم أو يوضع في علب تحمـل معلومـات عن البلديـات الدافعة بإتمتد الرمـوز البريدية الحالية لا أكثـر و تجمع الرزم في مقـر الولايـة الأم ، قصد تسليمها لمركز الأرشيف الوطني .

About these ads

الأوسمة:

18 تعليقات to “دروس في الأرشيف 3”

  1. منى Says:

    السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
    هل يمكن ان ترسل عبر بريدي نمودج لجدول الدفع حتى تتضح الفكرة
    وان امكن يكون مملوء بامثلة وهمية
    خاصة الصفحة الثانية
    وشكرا جزيلا

  2. houssam Says:

    السلام عليكم اشكركم استاد على هدا الموقع المفيد …….عندي طلب :
    ماهي طرق أو مراحل تسيير الأرشيف داخل الإدارات و شكرا أستاذ راسلني على البريد الألكتروني

  3. houssam Says:

    السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
    هل يمكن ان ترسل عبر بريدي نمودج لجدول الدفع و شكرا .

  4. houssam Says:

    السلام عليكم أستاذ ما معنى تسيير الأرشيف

  5. سعاد بن شعيرة Says:

    السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
    جزاك الله كل خير أخي عبد المالك على هذا الشرح المفصل
    في انتظار المزيد

  6. باهي سفيان Says:

    شكرا لك استاذ على هذه الدروس القيمة التي تفيدنا في البحث لي طلب اتمنى ان تساعدني فيه اريد كتب الكترونية في المعالجة العلمية للارشيف ان امكن او مواقع لتصفح الكتب في هذا المجال وشكرا

  7. باهي سفيان Says:

    السلام عليكم الى الاخة سعاد او احد الاعضاء اذا كان عندكم كتاب او بحث حول المعالجة العلمية للارشيف اكثر توسع اتمنى يفيدني به ويراسلني وشكرا

  8. سعاد بن شعيرة Says:

    وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
    هناك مذكرة ليسانس في هذا الموضوع بقسم علم المكتبات بجامعة منتوري بقسنطينة

  9. باهي سفيان Says:

    شكرا لك على المعلومة لكن مدينة قسنطينة بعيدة علي لاني من سكان الغرب الجزائري إن كانت لديك في الكمبيوتر أتمنى أن ترسيليها لي وشكرا لك على التواصل معي

  10. شريط صديق Says:

    السلام عليكم
    شكرا يا أستاذ على المعلومات لكن فما يخص الدفع و التشخيص تطرقت إلى الدفع، إجراءات الدفع و جدول الدفع لكنك لم تتطرق إلى عملية التشيخيص

  11. khadidja Says:

    شكرا لك ولكن اريد نمودج عن جدول الدفع ادا ممكن

  12. كوكة سليمة Says:

    السلام غليكم ورحمة الله وبركاته
    شكرا على الإفادة يا أستاذ أريد مغلومات حول حفظ وصيانة الأرشيف

  13. kheira Says:

    انا موظفة بادارة عمومية واريد النموذج الكامل عن جدول تسيير الارشيف لان ارشيف هذه الادارة كبير ومتراكم بسنوات قديمة واود تسيره باحسن الاحوال قصد التحكم فيه وارجو منكم ان تزودوني بهذا النموذج الذي يكون قد يساعدني على مواصلة تنظيم وتسيير الارشف

  14. kheira Says:

    السام عليكم ورحم الله وبركاته
    اريد منكم ياستاذي كيفية تشخيص وثائق الارشيف
    وشكرا

  15. عبدالقادر Says:

    السلام عليكم و رحمة الله
    شكرا أستاذ على هذه المعلومات القيمة
    أريد معلومات حول تسيير أرشيف المحاكم “الأرشيف القضائي” وشكرا

  16. basma Says:

    السلام عليك شكرا على هذا الدرس هل بالضرورة ذكر اجال الحفظ في جدول الدفع؟شكرا

  17. haninehanine7@gmail.com Says:

    السلام عليكم أستاذي أريد مساعدة حول تنظيم الآرشيف في التكوين المهني والاجرءات المتبعة تفصيليا وشكرا.

  18. blhagamal Says:

    السلام عليكم .من فضلكم أريد بحث كامل خاص بوسائل حفظ الأرشيف إن أمكن ….وشكرا

أضف تعليق

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. تسجيل خروج   / تغيير )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s


تابع

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: